Bild: Michaela Janetzko
Wie verwaltest du deine Übersetzungsaufträge? Hast du stets einen Überblick, bis wann welche Aufträge erledigt werden sollen? Welche du noch in Rechnung stellen sollst und welche Rechnungen bald fällig sind? Weißt du, wie viel Geld monatlich bei dir reinkommt? Wie hoch deine Ausgaben sind? Und was am Ende für dich übrig bleibt?
Um meine Übersetzungsaufträge zu verwalten, bin ich 20 Jahre lang mit einer (recht ausgefeilten) Excel-Datei wunderbar zurechtgekommen. Irgendwann mal letztes Jahr leider nicht mehr …
Eine neue Kundin hat da angefangen, mich regelmäßig mit größeren und kleineren Aufträgen zu Transkreation, Übersetzung und auch SEO-Recherche zu bescheren. Manche Aufträge darf sie einfach so vergeben. Für andere braucht sie eine grobe Kosteneinschätzung von mir. Bei anderen bittet sie mich um ein verbindliches Angebot. Manche Angebote werden gleich von ihr genehmigt und beauftragt. Andere müssen erst bei ihren Vorgesetzten vorgelegt werden. Dann kann es ein bisschen dauern und es kann sein, dass mein Angebot im Konzern-Nirwana für immer verloren geht.
Bei den großen Projekten, die sich durchaus monatelang ziehen können, arbeite ich gerne mit Vorauszahlungen und Teilrechnungen. Bei manchen Übersetzungen reicht es meiner Kundin, wenn ich das Lektorat übernehme. Für marketingrelevante Transkreations-Aufträge haben wir uns darauf geeignet, dass ich eine Lektorin engagiere und selbst bezahle. Tja, und bei so vielen Möglichkeiten und das damit verbundene E-Mail-Ping-Pong, waren meine Excel-Datei und ich irgendwann mal komplett überfordert.
Das habe ich Anfang des Jahres als Ansporn genutzt, um mir das Projektverwaltungstool LSP.expert* näher anzuschauen. Mein Fazit in kurz: Ich möchte es nicht mehr missen!
[Diesen Blogartikel habe ich im August 2023 veröffentlicht und er wird in unregelmäßigen Abständen von mir erweitert und aktualisiert.]
Nur für kurze Zeit
Vom 27. November bis zum 29. November 2024 gibt es bei LSP.expert eine Aktion zum Black Friday. Wer sich jetzt für ein neues Jahresabo entscheidet, bekommt 40 % Rabatt auf das erste Jahr.
Über diesen Link kannst du das Jahresabo abschließen: LSP.expert*
Und das ist hier der Rabattcode: BF2024
[Für die Transparenz: Die mit * markierten Links sind Partnerlinks. Solltest du darüber buchen, bekomme ich eine kleine Provision. Für dich ändert sich nichts. Dass ich diese Software aus Überzeugung und eigener Erfahrung heraus empfehle, wird in diesem Blogartikel deutlich, denke ich. 😊]
Ein Tool von Sprachprofis für Sprachprofis
Konzipiert wurde diese Software von einem belgischen Ehepaar, Caroline Bries (Übersetzerin) und Cédric Degallaix (IT-Entwickler), die die Bedürfnisse selbständiger Übersetzer:innen (und textaffiner Selbständiger) stets im Blick haben.
Das erkennen wir zum Beispiel an die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Währungen zu arbeiten, CAT-Tool-Analysen (Fuzzies und Co.) bei den Berechnungen zu berücksichtigen, Rechnungsvorlagen in mehreren Sprachen zu erstellen und auch Projekte (z. B. fürs Lektorat nach dem Vier-Augen-Prinzip) weiterzugeben.
Die Projektübersicht auf LSP.expert
Die Konditionen
LSP.expert ist für Soloselbständige und sehr kleine Agenturen gedacht und bietet mehrere Optionen für einen (in meinen Augen) sehr moderaten Preis.
Ich habe bei der Version „Freelancer“ angefangen und recht schnell die 10-Kunden-Grenze erreicht. Die Outsourcing-Funktion bei „Freelancer Plus“ möchte ich jetzt nicht mehr missen.
Hier findest du alle Preise übersichtlich gelistet: https://lsp.expert/pricing
Die Gesichter hinter LSP: Cédric Degallaix und Caroline Bries
Eine cloudbasierte, DSGVO-konforme Lösung
LSP.expert ist eine cloudbasierte Lösung. Ja, ich weiß, das ist nicht allen geheuer. Wenn das bei dir ein No-Go ist, brauchst du nicht wirklich weiterzulesen ...
LSP.expert gehört der Firma CoScaleIT SPRL mit Sitz in Brüssel und ist schon seit 2016 auf dem Markt. Letzteres finde ich vertrauenserweckend. Für die Datensicherung nutze ich regelmäßig die Export-Funktion, um alle relevanten Infos in Excel-Dateien auf meinem Computer und in einer externen Festplatte zu speichern. Doppelt hält bekanntlich besser.
Ist LSP.expert DSGVO-konform? Ja, das ist es. Ihre Server sind in Europa. Mit ihnen kannst du einen AVV (also einen Auftragsvereinbarungsvertrag) ganz unkompliziert abschließen. Selbstverständlich solltest du LSP.expert in deinem Datenverarbeitungsverzeichnis als Auftragsverarbeiter erwähnen Für mehr Transparenz kannst du es auch auf deiner Datenschutzerklärung kommunizieren.
Die Vorteile von LSP.expert
Besonders schätze ich die Möglichkeit, in einer einzigen Software Aufträge, Kostenvoranschläge und Rechnungen gesammelt und übersichtlich zu verwalten.
Die Rechnungsübersicht auf LSP.expert
Ansicht einer Rechnung auf LSP.expert
Die Benutzeroberfläche finde ich hübsch und übersichtlich (vor allem in der aktuellen Version 2). Die Bedienung ist intuitiv. Du kannst es recht schlich halten oder das Ganze mithilfe von farbigen Labels schön bunt gestalten.
Mit dieser Software ist es denkbar einfach hübsche, professionell aussehende Rechnungen mit nur ein paar Klicks zu erstellen. Mit eingebetteten Excel-Tabellen ist das mir in Word früher zwar auch gelungen, aber es war um einiges fummeliger …
Modern und clean: zwei Musterrechnungen auf LSP.expert
Mit dieser Software kannst du auch Ausgaben ganz einfach erfassen. So kannst du Umsatz und Gewinn gut im Blick behalten. Die Reports-Funktion bietet dir viele Möglichkeiten, Berichte zu erstellen: Umsatz, Gewinn, entweder gesamt oder je Kunde, Sprachkombination oder Dienstleistung. Wenn du deine Zeit erfasst, kannst du schnell herausfinden, welche Projekte für dich am profitabelsten waren.
Die Ausgabenübersicht auf LSP.expert
Zu der Zeiterfassung ein kleiner Exkurs: Die in LSP.expert eingebaute Time-Tracking-Funktion ist recht rudimentär. Damit lassen sich nur Kundenprojekte verfolgen. Deswegen bleibe ich Toogl lieber treu und übertrage die Werte im Nachhinein. Das ist kein großer Aufwand, finde ich.
Übrigens, hier findest du eine Übersicht mit all den Tools, die ich als Übersetzerin nicht mehr missen möchte. Darunter Toogl, natürlich, und einige mehr.
Die Nachteile von LSP.expert
Sowohl die Oberfläche wie der Online-Support sind nur auf Englisch und Französisch verfügbar. Da Englisch eine meiner Arbeitssprachen ist, ist das für mich kein echter Nachteil. Aber auch wenn du nicht regelmäßig mit Englisch oder Französisch arbeitest, sind Schulkenntnisse schon ausreichend, um mit diesem Tool zurechtzukommen. So zumindest meine Einschätzung.
Mit LSP.expert lassen sich Einnahmen und Ausgaben übersichtlich erfassen. Leider gibt es noch keine Möglichkeit, Geldeingänge zu erfassen, die nicht einer Rechnung zuordnen sind. Das heißt, Einnahmen aus Urheberrechten oder Erstattungen aus Versicherungen oder Steuern kann ich nicht wirklich sauber darstellen. Sehr schade. Denn so kann ich meine Buchhaltung leider nicht über dieses Programm komplett verwalten. Vielleicht tut sich aber in Zukunft etwas.
Und noch ein Wermutstropfen. Die Software lässt sich nur mit der Maus bedienen. Als Tastenkombinationen-Junkie musste ich da einen großen Kompromiss machen.
LSP.expert und die e-Rechnung?
Wie sieht es bei LSP.expert mit der e-Rechnung aus? Ich habe Cédric, den Inhaber, dazu gefragt und er sagt: „At the moment, you can already generate your invoice as a UBL xml file which is the standard format for invoices. We are also working on our API that will allow other softwares to connect to LSP.expert. The challenge is that each country has some specifics regulation on the matter and we have clients in all the EU countries. Some governments for example require that only a certified accounting software can be used (certified by the government), etc. We are working on it.“
Und diese Antwort vom Chef persönlich ist einer von vielen Beweisen für meinen nächsten Punkt:
Das Bombastische
Was hat mich bisher am meisten beeindruckt? Zweifellos der Support. Er wird von den Eigentümer:innen (sowohl auf Englisch wie auf Französisch) persönlich betrieben. Beide waren bisher sehr bemüht, auf meine Fragen schnell zu reagieren und sind für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge extrem offen. Mehrere Wünsche von mir wurden innerhalb weniger Stunden umgesetzt. Ja, du hast es richtig gelesen. Innerhalb weniger Stunden!
Immer auf dem Laufenden bleiben?
Erste Schritte mit LSP.expert
Meine Empfehlung: Nutze unbedingt den kostenlosen Probemonat, um das Programm zu erkunden. Fang lieber klein an und verwalte erstmal ein paar einfache Aufträge, um dich mit den Basis-Funktionen vertraut zu machen. Auf YouTube findest du einige Videos dazu. Die Hilfe-Seiten sind auch recht umfangreich. Falls du da trotzdem nicht fündig wirst, nimm die Möglichkeit wahr, über den Chatbot (Anfänger-)Fragen zu stellen.
Keine Angst. Caroline und Cédric beißen nicht. Sie sind sogar weiterhin geduldig und verständnisvoll, wenn so manche Userin nicht ganz ausgeschlafen ist und einfach Tomaten auf den Augen hat … (Ja, ich spreche aus eigener Erfahrung 🙈)
Bevor mein Probemonat endete, habe ich die Möglichkeit wahrgenommen, in einem kurzen Video-Call offene Fragen zu klären. Das würde ich dir auch sehr empfehlen.
Wenn du dich für LSP.expert entscheiden solltest, stelle dein System lieber nach und nach um. Meine Empfehlung für die Perfektionist:innen unter uns: Versuch am Anfang eine Rechnungsvorlage und eine Kostenvoranschlagvorlage zu erstellen, die erstmal gut genug ist. Ja, zugegeben. Es dauert eine Weile, bis du genau weißt, wo du alles hinzufügen und anklicken musst, damit die Rechnung für dich passt. Du kannst ja bei jeder weiteren Rechnung Kleinigkeiten hier und da noch verbessern, falls das nötig ist.
Mehr aus LSP.expert rausholen
Wenn du dich für LSP.expert entscheidest, nimm nach einiger Zeit unbedingt die Möglichkeit wahr, in einem zweiten Video-Call weitere Fragen zu klären.
Ganz wichtig: Investiere später immer wieder ein bisschen Zeit, um die Einstellungen der Software zu erforschen, um unter anderem zeitsparende Funktionen zu entdecken. Da bietet LSP.expert einiges. Auf seinem YouTube-Kanal findest du ein paar ausführlichere Webinare von Anne-Sophie De Clercq dazu.
Mein Fazit
LSP.expert* ist ein intuitives und kostengünstiges Tool, das mir erlaubt, Anfragen und Übersetzungsaufträge zu verwalten, professionell aussehende Rechnungen und Angebote mit nur ein paar Klicks zu erstellen, und den Überblick über meine Einnahmen und Ausgaben sowie Produktivität und Profitabilität, zu behalten. Nein, auf Excel und Word möchte ich nicht mehr zurückkehren.
Diese Software unterstützt mich dabei, den Kopf für Wichtigeres freizulassen. Um zum Beispiel in Transkreations-Aufträgen meine Kreativität freien Lauf zu lassen, meine Beratungsklientinnen zu unterstützen oder Blogartikel wie diese zu schreiben.
Und wie sieht es bei dir aus? Wie verwaltest du deine Übersetzungsaufträge? Bist du mit deinem bisherigen System zufrieden oder bist du auf der Suche nach etwas anderen? Ich freue mich, von deinen Erfahrungen in den Kommentaren zu lesen!
